Physiotherapie Termin absagen: Wann ein Ausfallhonorar fällig wird

Zahlt die Krankenkasse bei einem ausgefallenen Termin?

Nein. Die Vergütungsvereinbarung nach § 125 SGB V lässt nur zu, was tatsächlich verordnet und erbracht wurde. Nicht in Anspruch genommene Leistungen dürfen nicht abgerechnet werden, und vorzeitig beendete Verordnungen nur im tatsächlich erbrachten Umfang. Auch der Bundesgerichtshof stellt klar, dass das vergebliche Warten auf einen bestellten Kassenpatienten nicht der Vergütungspflicht der gesetzlichen Krankenversicherung unterliegt, weil es an einer Leistung fehlt.

Für Sie hat das eine praktische Folge: Ein ausgefallener Termin wird nicht zulasten der Kasse nachgeholt, sondern verringert die Zahl der abrechenbaren Behandlungen auf dem Rezept. Ob die Praxis den Ausfall trotzdem von Ihnen verlangen darf, richtet sich nach dem Behandlungsvertrag, den Sie mit der Praxis geschlossen haben.

Wann darf die Praxis ein Ausfallhonorar verlangen?

Die rechtliche Grundlage ist der Behandlungsvertrag nach § 630a BGB. Über § 630b BGB gelten die Vorschriften zum Dienstvertrag, darunter § 615 BGB: Gerät der Patient mit der Annahme der Leistung in Verzug, kann die Praxis die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne die Leistung nachholen zu müssen. Sie muss sich aber anrechnen lassen, was sie dadurch erspart oder durch anderweitigen Einsatz ihrer Arbeitskraft verdient oder zu verdienen böswillig unterlässt.

Der Bundesgerichtshof hat dazu am 12. Mai 2022 (Az. III ZR 78/21) mehrere Punkte geklärt:

• § 615 BGB ist über § 630b BGB auf Behandlungsverträge anwendbar. Ein Vergütungsanspruch kann sich auch gegen gesetzlich krankenversicherte Patienten richten.
• Ob ein vereinbarter Termin eine kalendermäßige Bestimmung ist, hängt von allen Umständen des Falls ab: Interessenlage, Organisation der Terminvergabe und deren Erkennbarkeit für die Patienten.
• Im entschiedenen Fall vergab die Praxis abgesagte Termine in weniger als 24 Stunden nicht anderweitig und wies im Anmeldeformular auf eine 24-stündige Absagefrist und eine Ausfallpauschale hin. Die Termine galten damit als verbindliche Exklusivtermine.
• Die Absage eines einzelnen Termins ist nicht dasselbe wie die Kündigung des gesamten Behandlungsvertrags.
• Ob die Ausfallklausel selbst einer Inhaltskontrolle standgehalten hätte, ließ das Gericht offen.

Der Anspruch scheiterte in diesem Fall trotzdem. Zum Zeitpunkt der Absage im März 2020 war die Behandlung nach der damaligen Coronaschutzverordnung nur unter strengen Voraussetzungen erlaubt, die nicht erfüllt waren. Die Praxis konnte deshalb nicht leisten, und der Patient geriet nicht in Annahmeverzug. Das Urteil betraf eine Ergotherapiepraxis und die Behandlung von Kindern. Es lässt sich aber als Orientierung für Physiotherapiepraxen lesen.

Welche Voraussetzungen die Praxis typischerweise erfüllen muss

Aus dem Urteil und der gesetzlichen Regelung ergibt sich, worauf es in der Praxis ankommt. Ob ein Anspruch besteht, entscheidet im Streitfall ein Gericht. Dies sind die Punkte, die geprüft werden:

Eine pauschale Ausfallgebühr ohne vorherige Vereinbarung ist riskant. Wer als Patient den Hinweis nie erhalten hat, sollte der Forderung widersprechen und um den Vertragstext bitten. Bei Streit hilft eine Rechtsberatung oder die Verbraucherzentrale. Dieser Text ist keine Rechtsberatung.

Fristen: Wie früh sollten Sie absagen?

Eine gesetzliche Absagefrist für Physiotherapie gibt es nicht. Im vom Bundesgerichtshof entschiedenen Fall galt eine Frist von 24 Stunden. Welche Frist gilt, legt die Praxis fest, sie steht in der Regel im Behandlungsvertrag oder in der Praxisordnung. Lesen Sie sie vor der ersten Behandlung. Sagen Sie telefonisch oder schriftlich ab und notieren Sie sich Datum und Uhrzeit.

Je früher Sie absagen, desto eher kann die Praxis den Termin anderweitig vergeben. Das erhöht die Chance, dass kein Ausfall entsteht, und es hilft anderen Wartenden. Nennen Sie bei der Absage den Grund und fragen Sie nach einem Ersatztermin.

Wichtig ist der Rezeptverfall: Nach der Heilmittel-Richtlinie muss die Behandlung innerhalb von 28 Kalendertagen nach Ausstellung der Verordnung beginnen. Wird sie länger als 14 Kalendertage ohne angemessene Begründung unterbrochen, verliert die Verordnung ihre Gültigkeit. Begründete Unterbrechungen, zum Beispiel wegen Krankheit, dokumentiert die Therapeutin oder der Therapeut auf der Verordnung. Das Therapieziel darf dabei nicht gefährdet werden. Wer mehrere Termine hintereinander absagt, sollte das Rezept im Blick behalten und rechtzeitig einen neuen Termin vereinbaren.

Beispielrechnung: Ein Termin fällt aus

Beispiel (frei gewählt, zur Veranschaulichung): Eine gesetzlich versicherte Erwachsene erhält eine Verordnung über sechs Mal Krankengymnastik. Ein Termin fällt ohne Ersatz aus, fünf Behandlungen finden statt.

Ob und in welcher Höhe die Praxis für den ausgefallenen Termin zusätzlich ein Ausfallhonorar von Ihnen fordern darf, ist damit nicht beantwortet. Das hängt davon ab, was vereinbart wurde und ob die oben genannten Voraussetzungen vorliegen.

Hinweise für Praxen: Terminorganisation und Vertrag

Für Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber lohnt sich eine klare Regelung vor dem ersten Termin. Wer ein Ausfallhonorar geltend machen will, sollte folgende Punkte sauber dokumentieren:

• Schriftlicher Behandlungsvertrag oder Anmeldeformular mit Absagefrist und Hinweis auf das Ausfallhonorar, vom Patienten unterschrieben.
• Terminvergabe in festen Zeitfenstern, die erkennbar nur für eine Person reserviert sind.
• Dokumentation, ob und wie versucht wurde, den Termin anderweitig zu vergeben, zum Beispiel über eine Warteliste.
• Nachvollziehbare Berechnung des Betrags, die ersparte Aufwendungen berücksichtigt.
• Schriftliche Dokumentation der Absage, sofern sie eingeht, mit Datum und Uhrzeit.

Sinnvoll sind außerdem eine Terminerinnerung per Telefon oder Nachricht und eine kulante Handhabung bei nachvollziehbaren Gründen wie akuter Erkrankung. Das schont die Beziehung zu Patientinnen und Patienten. Für die Formulierung der Klausel sollten Praxen eine Rechtsberatung oder ihren Berufsverband einbeziehen, weil Pauschalen der Inhaltskontrolle nach den §§ 305 ff. BGB unterliegen.

Berufseinsteiger in angestellter Tätigkeit sollten wissen, wie ihre Praxis mit Ausfällen umgeht. Wer Termine eigenständig vergibt, trägt dazu bei, dass Ausfälle gering bleiben: Wartelisten pflegen, Termine bestätigen lassen und freie Zeitfenster zeitnah neu belegen.